100人に1人もできない「仕事の時間の使い方」を覚えよう

「もっと上手に仕事の時間を使えないだろうか…」

ビジネスパーソンなら誰もが一度は考えたことがあると思います。

僕も日々仕事をする身として、「効率化」は常に意識しています。そして、手前味噌ではありますが、比較的タイムマネジメントは上手な方だと自覚しています(あくまで自己評価です…)。

一方、「それほど多くの仕事量をやっているわけではない」のに(推論です)、「いつも仕事に追われている」という人がいるのも事実です。

元マイクロソフトの伝説のプログラマー、中島聡さんは著書『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』の中で仕事が終わらない理由について次の3点をあげています。

  1. 安請け合いをしてしまう
  2. ギリギリまでやらない
  3. 計画の見積もりを出さない

「夏休みの仕事を最後までやらなかった人」必見(小学3年生までの中島聡さんもそうだったそうです)、100人に1人もできないという「時間の使い方」を見てみましょう。

時間を制するものが世界を制す

「完璧なものを作ろう」と思って「何も作れなかった」という経験はありませんか?

仕事はどんなに頑張って100%のものを作っても、あとになると90%や80%に見えてしまうものです(それこそが成長と言われますよね)。

そのため、クオリティよりもまずは「締め切り」を守ることが大切だと言います。

事実、マイクロソフトの「Windows95」は3500個のバグがあったまま発売されたそうです(笑)。もちろんアップデートを繰り返してバグは解消されていきます。

本書では「兵は拙速を尊ぶ」という言葉とともに紹介されています。

僕が携わることが多いWebサイト制作もそうですし、こうして書くブログ記事もそうです。はじめから「完璧」だなんて思わずに、「とりあえずやる」ことの大切さが分かります。

ビル・ゲイツに学ぶ「時間」の効率化

有名な話ですが、「世界の偉人たちはいつも同じ服を着ている」というものがあります。

スティーブ・ジョブズが黒のタートルネックにジーンズをはいていたこともあり、最近は同じように考える人も増えていますよね。

ほかにもフェイスブックのマーク・ザッカーバーグは、グレーのTシャツにジーンズをはいています。オバマ大統領はグレーかブルーのスーツを着ています。

彼らは「決断の数を減らすため」に「無駄な決断をしないようにしている」と言います。最近は、同じように「毎日同じ服を着ている人」も増えてきました(僕もそのひとりです)。

興味深かったのは、ビル・ゲイツは「(何らかの説明を社員から聞くとき)情報をかみくだき、彼にわかりやすく説明してくれる専門の社員を雇っている」というエピソードです。

コストをかけてでも専門のスタッフを雇うことからも(常時2人雇っていたそうです)、彼がどれだけ効率化を工夫していたかが分かります。

また、ビル・ゲイツが参加するプレゼン会議は、発表者が発表をする時間はなく、発表者との質疑応答の時間だったといいます。資料を前もって送り、当日質問を受けるだけです。

僕もこれは見習いたい(取引のある企業に言ってみたい)と思いました。

ロケットスタート時間術

本書の要にもなっている「100人に1人もできないこと」とは、「常に締め切りを守れるような仕事の仕方をすること」です(これができたら1%の人に入れます)。

そして、そのために大切なのは、「スタートダッシュで一気に作る」ことです。とにかく、考えてから手を動かすのではなく、手を動かしながら考えます。

期間が10日の仕事があったとしたら、2日で8割を終わらせ、8日で残りの2割を終わらせます。

さらに、最初の2日間は常に「界王拳20倍」で仕事をする。残りの8日間は、「1日の2割」で「1日の仕事の8割を終わらせる」というイメージを持っているとあります。

つまり、「2:8の法則」で仕事をするということです(本書では具体的に説明されます)。

複数の仕事を同時に進行する方法

多くの場合、「一度に1つの仕事」ではなく、「一度に複数の仕事」を抱えています。

複数のWebサイトを運用するときもこのパターンですね。

複数の仕事が並行して進むときは、1日を横に切ります。

たとえば、1日に3つの仕事をする場合、朝、昼、夜の3つに分割します(本書では4時間ずつ3つに分けています。自分の労働時間を加味しましょう)。

そして、それぞれのブロックをさらに「集中×2時間」「流し×2時間」に分割します。

このように横に切ることで複数の仕事を同時に進行することができるようになります。

僕もほぼ同じように1日を切って仕事をしています(厳密には時間ではなく、「記事単位」など「仕事の量」によって分けています)。

おわりに

時間を上手に使えるようになると、仕事を上手に進められるようになります。そして、それは結果的に人生を制すことにつながります。

ただ、いちばん難しいのはこれを実践することです。

人生を変えるには覚悟が必要です。

あなたが今日から実践すべきこと。それは夜寝る前に、明日やることのタスクリストを作ることです。これをやらなければいけないのは「絶対」です。

「難しいことである」ということを理解して、全力で取り組んでみましょう。

そうすれば、きっと新しい道が開けるはずです。